Frais de déplacement

Présentation du processus

Avant le départ –

1. Le bénéficiaire fait part de la nécessité de se déplacer
2. Le bénéficiaire soumet sa demande d'autorisation préalable de déplacement par e-mail au DRPT à l'aide du formulaire XXX
3. Le DRPT informe le bénéficiaire de l'octroi de la subvention
4. Le bénéficiaire de la subvention organise son voyage (hôtel, etc.)

Pendant le voyage –

1. Le bénéficiaire conserve les justificatifs de toutes les dépenses donnant droit à un remboursement
   1. Veillez à demander un reçu indiquant un solde nul pour l'hôtel
   2. N'oubliez pas les limites fixées par la GSA en matière de dépenses
      1. Exemple : si l'hôtel propose un petit-déjeuner continental, celui-ci ne sera pas pris en compte dans votre indemnité journalière
      2. Exemple : si une conférence comprend des repas, ceux-ci seront déduits de votre indemnité journalière

Après le voyage –

1. Le bénéficiaire de la subvention présente une demande de remboursement au titre de la subvention concernée, accompagnée de toutes les pièces justificatives

Points clés à retenir :

Renseignez-vous auprès du DRPT AVANT de partir ! Les chefs de projet du DRPT peuvent vous aider à répondre à vos questions et à déterminer quelles dépenses peuvent être remboursées.

Texte du Livre violet

Section 6.3 – Remboursement des frais de déplacement 

Le DRPT remboursera au personnel effectuant des déplacements dans le cadre de missions officielles ou de formations directement liées au projet subventionné les frais raisonnables et nécessaires engagés. Il est interdit d'utiliser les fonds de la subvention pour satisfaire des besoins liés au confort, à la commodité ou aux goûts personnels. Les frais de déplacement sont accessibles au public et doivent pouvoir résister à l'examen du public. Lorsqu'ils planifient et prennent en charge les frais de déplacement, les voyageurs et les responsables de l'organisation des voyages doivent chercher des moyens de réduire ces coûts. L'économie, la prudence et la nécessité doivent être au cœur du processus décisionnel. 

Pour les frais de déplacement liés à la formation dans le cadre du programme d'aide au transport rural (RTAP) et du programme de formation pour les petites agglomérations, prévus à l'article 5311 de la FTA, veuillez consulter le chapitre 9.0. 

Le DRPT ne remboursera les frais de déplacement que conformément aux barèmes approuvés par l'État et le gouvernement fédéral en matière d'hébergement, de kilométrage et d'indemnités journalières, et dans la limite de ces montants. Les réservations effectuées sur Airbnb, Vrbo et d'autres plateformes de location entre particuliers ne constituent pas des frais de déplacement éligibles. The Commonwealth of Virginia applique les tarifs de l'Administration des services généraux (GSA) pour l'hébergement et les repas ( & ), les frais accessoires (M&IE) ainsi que le barème kilométrique de l'IRS. Les tarifs de la GSA sont généralement publiés pour l'exercice budgétaire fédéral, qui s'étend du 1au 30de chaque année. L'IRS actualise chaque année le taux de remboursement kilométrique le 1. Les règles de remboursement des frais de déplacement du DRPT s'appliquent à tous les financements étatiques et fédéraux gérés par le DRPT, à la contribution locale correspondante pour ces subventions, ainsi qu'aux consultants dont les prestations sont imputées sur ces subventions. 

Repas lors des déplacements : le remboursement des repas n'est applicable qu'en cas de déplacement avec nuitée. Les frais de repas liés aux excursions d'une journée ne sont pas remboursables. Les dépenses liées aux boissons alcoolisées ne sont pas remboursables. Les taux des indemnités journalières (IE) et les montants remboursables prévus par le programme M&de la GSA varient en fonction de la période de l'année, du lieu, de la prise en charge ou non des repas et du nombre de jours de déplacement. Les tarifs peuvent varier entre le moment où le voyage a été planifié et les dates réelles du voyage. Il est donc important de vérifier les tarifs et les règles de la GSA afin de s'assurer que les montants indiqués dans la demande de remboursement sont corrects. Le DRPT ne procédera à aucun remboursement en dehors des taux journaliers fixés par la GSA. 

Hébergement : Les frais d'hébergement peuvent être remboursés lorsqu'une personne effectue un déplacement professionnel nécessitant une nuitée en dehors de sa région de travail ou de la zone d'intervention de son programme ou projet. Veuillez vérifier auprès du responsable du programme DRPT affecté à votre agence si le remboursement des frais de déplacement avec nuitée est autorisé avant de partir. Les frais d'hébergement doivent respecter les directives et les tarifs de la GSA en matière d'hébergement et être raisonnables et nécessaires. Les tarifs supérieurs aux tarifs d'hébergement de la GSA, ainsi que les taxes et frais liés à ces tarifs plus élevés, ne seront pas remboursés. Lorsque le tarif de l'hébergement dépasse le tarif de la GSA, les taxes et les frais doivent être calculés au prorata et le nouveau calcul des frais d'hébergement doit figurer dans la demande de remboursement. Un reçu de réservation d'hôtel ne constitue pas une preuve suffisante que le séjour a bien eu lieu. Une facture attestant des séjours effectifs à l'hôtel et du paiement effectué doit être jointe à la demande de remboursement. 

Vérification préalable : avant de réserver leur voyage ou d'engager des dépenses pour participer à des conférences, des ateliers, des formations ou toute autre activité nécessitant une nuitée, les bénéficiaires de subventions doivent contacter leur responsable de programme au DRPT afin de procéder à une « vérification préalable » de leur éligibilité. Le responsable du programme DRPT vérifiera si l'atelier, la formation ou la conférence est en rapport avec le projet subventionné et constitue donc une dépense éligible, vérifiera la liste des participants, puis s'assurera que les jours de déplacement prévus sont corrects et justifiés. Le « contrôle préalable » permet de s'assurer que les bénéficiaires de subventions engagent des frais de déplacement qui sont justifiés et peuvent faire l'objet d'un remboursement.  

Avant d'organiser leur voyage et d'engager des dépenses, les bénéficiaires de subventions doivent envoyer les informations suivantes à leur responsable de programme au DRPT pour « vérification préalable » :  

• Nom, description, lieu et dates de la conférence, de l'atelier, de la formation, etc. 
• Les noms des membres du personnel qui prévoient d'y assister 
• Les dates des nuitées pour chaque participant 
• Les frais d'hébergement, comprenant le prix de la chambre, le nombre de jours et les taxes estimées 
• Le calcul des frais de repas journaliers pour chaque jour 
• Coût estimé des billets d'avion, des transports terrestres (train, bus, voiture de location), des navettes, des courses en taxi/Uber/Lyft et des frais de bagages  

Ces informations peuvent être rapidement estimées à l'aide d'un cahier de travail de préautorisation approuvé par le DRPT. Les responsables de programme du DRPT peuvent vous fournir ce manuel sur simple demande.